Il Timesheet è il documento che tiene traccia, giorno per giorno, del tempo dedicato da ciascun collaboratore o dipendente a una specifica attività o a un determinato progetto. O meglio, che dovrebbe…
Nelle società di consulenza e nelle aziende di servizi, la prassi di compilare il Timesheet è piuttosto diffusa. Così non è negli studi professionali, come commercialisti o consulenti del lavoro.
In passato capitava che si ricorresse ad un foglio excel con i giorni della settimana nelle colonne e le attività, precedentemente codificate, nelle righe. Oggi esistono strumenti specifici che ne agevolano la compilazione. Gestione Studio di LYNFA Studio, ad esempio, recupera in modo automatico tempi e tipologia di attività quando vengono utilizzate le funzionalità del gestionale. Viene dunque richiesto ai collaboratori di inserire, a fine giornata, solo le attività non effettuate sul gestionale (fotocopie, ricevimento clienti, uscite, …).
Ed ecco 3 ottime ragioni per utilizzare il Timesheet, se già non lo state facendo.
1-Migliora l’efficienza interna.
Misurare quanto tempo è dedicato a uno specifico task, a un cliente o a un progetto può rivelare delle sorprese. Con questa verifica, dopo un po’ di tempo, si possono individuare le attività più onerose e che meritano quindi attenzione. Questo permette di migliorare l’efficienza e di ottimizzare l’impegno delle risorse interne.
Si può per esempio decidere di spostare compiti a basso valore aggiunto su persone meno qualificate di quelle che li svolgono ora. Oppure di investire in software e servizi per automatizzarli o attivare collaborazioni con i clienti. tutto questo per liberare tempo ai collaboratori senior da utilizzare in modo più proficuo, per esempio per attività consulenziali verso i clienti.
2 – Aumenta la redditività.
Con il timesheet si ottiene una gestione più strutturata dei progetti e si può così calcolare il costo associato a ciascun cliente e a ciascuna attività. L’obiettivo è di tenere traccia nel tempo dell’onerosità dei lavori e di allineare la parcella all’effettivo impegno, tenendo sotto controllo la marginalità, ovvero la differenza fra quanto paga il cliente e il costo del personale sostenuto per portare al termine l’attività (al lordo dei costi trasversali, come l’affitto per esempio). Facendo questo controllo su ogni progetto, il risultato complessivo a fine anno sarà quello di un aumento della redditività dello studio.
3 – Migliora la relazione con i clienti
Il timesheet è anche sinonimo di trasparenza. Non è detto che tutti i dettagli debbano essere comunicati esternamente, ma è possibile fornire ai clienti un report delle attività svolte. Documentare il numero di giornate dedicate a ciascuno favorisce la relazione e porterà a una maggiore fiducia. Inoltre, spesso, molte piccole richieste quotidiane dei clienti non vengono quantificate, ma assorbono tempo e risorse senza che lo studio ne abbia un ritorno, e forse nemmeno la consapevolezza. Il timesheet permette di verificare questi avvenimenti. Conoscerli consente di gestirli in modo consapevole.
(articolo pubblicato sul blog di TeamSystem)