Premessa:
La norma, negli studi professionali (studi di commercialisti, consulenti del lavoro, tributaristi, ecc.), è quella di gestire e archiviare in cartaceo tutti i documenti fiscalmente rilevanti. E al grido di “si è sempre fatto così” raramente qualcuno verifica se esiste un modo più efficiente ed economico. Che in effetti esiste. E che – per altro – genera risparmi davvero iperbolici.
I nuovi scenari
La trasformazione digitale riporta prepotentemente alla ribalta il tema della dematerializzazione. E, cosa rara nella nostra bella Italia, è questa volta l’amministrazione pubblica il motore del rinnovamento. Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti con la P.A. il governo ha infatti “costretto” i professionisti e gli imprenditori a toccare con mano i benefici dell’eliminazione della carta.
In un colpo solo sono stati eliminati i costi di stampa, imbustamento, invio e archiviazione lato emittente, gestione e archiviazione lato ricevente. Le fatture, trasmesse in un formato standard e predefinito, vengono registrate automaticamente e senza errori. I pagamenti sono più controllati e precisi grazie al tracciamento elettronico dell’intero flusso.
L’opportunità
Fino all’introduzione della Fatturazione Elettronica la gestione burocratica (necessità di accettazione del formato elettronica da parte del ricevente la fattura, manuale della conservazione, nomina del responsabile, apposizione di firma e marca temporale, ecc.) ha di fatto disincentivato che aveva valutato l’opportunità di dematerializzare l’archivio. Oggi però sono sorti una serie di intermediari che gestiscono, dietro delega, tutte le attività burocratiche e di conservazione lasciando agli utilizzatori solo i benefici dell’eliminazione della carta. E dell’automazione della registrazione delle fatture elettroniche.
Cade così ogni possibile razionale avverso e passare fatturazione elettronica e alla conservazione digitale significa risparmiare, velocizzare e semplificare.
Il nuovo paradigma: lo studio lean
Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione sono uno dei primi passi verso la digitalizzazione dello studio. Passi semplici e che si possono attuare già da oggi.
E sono anche il primo passo verso un’organizzazione lean dello studio. Perché, in perfetta logica lean, dematerializzare e adottare la fatturazione elettronica significa semplificare, abbattere gli sprechi, standardizzare i processi.
Siamo nel pieno del cambiamento digitale, cogliamone tutte le opportunità. Come diceva Jack Welch(CEO di General Electric che ne fece crescere il valore del 4000%):
cambia prima di essere costretto a farlo.
(articolo scritto per il blog di TeamSystem e pubblicato il 3 novembre 2016